Λογισμικό για μικρές επιχειρήσεις- Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε!

By 02/03/2018SOFTWARE TIPS

Σήμερα όλοι οι μεγάλοι οργανισμοί χρησιμοποιούν προηγμένα συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων (Enterprise Resource Systems- ERP), τα οποία καλύπτουν τη μηχανογράφηση όλων των δραστηριοτήτων τους. Τι γίνεται όμως με τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις;

Ένας μύθος που κυκλοφορεί είναι ότι οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις δε χρειάζονται υποστηρικτικό λογισμικό. Πολλοί ιδιοκτήτες μικρομεσαίων επιχειρήσεων, μάλιστα, το υποστηρίζουν σθεναρά:

«Ε και τι θα κερδίσω; Τόσα χρόνια μια χαρά τα καταφέρνω»

«Είναι μία επένδυση που δεν μπορώ να καταλάβω πώς θα με βοηθήσει»

Τι κερδίζουν, λοιπόν, οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις που επενδύουν στην πληροφορική;  Η απάντηση είναι απλή: Χρόνο & Χρήμα. Η αυτοματοποίηση των διαδικασιών και ο διαμοιρασμός και η άμεση διαθεσιμότητα των πληροφοριών μειώνει σημαντικά το χρόνο διεκπεραίωσης των λειτουργιών, αλλά και το χρόνο εξυπηρέτησης του πελάτη. Παράλληλα, μέσω αναλυτικών αναφορών, ο επιχειρηματίας μπορεί να εντοπίσει προβληματικές διαδικασίες στην επιχείρηση, αλλά και να λάβει αποφάσεις βασιζόμενος σε πραγματικά δεδομένα.

Ωστόσο, είναι ιδιαίτερα σημαντικό, το λογισμικό που απευθύνεται σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις να μπορεί να προσαρμοστεί στις ανάγκες τους. Κάθε επιχείρηση είναι μοναδική και έτσι οι λύσεις που προτείνονται θα πρέπει να περιλαμβάνουν εργαλεία και αυτοματισμούς που θα τη βοηθήσουν ουσιαστικά. Κάθε τι περιττό θα πρέπει να αποφεύγεται, καθώς μπορεί να αυξήσει το κόστος της επένδυσης χωρίς πραγματικό αντίκρισμα.

Οι τομείς στους οποίους μπορεί να επενδύσει μία μικρομεσαία επιχείρηση σε επίπεδο λογισμικού είναι:

  • Η διαχείριση της αποθήκης: Στις περισσότερες μικρομεσαίες επιχειρήσεις είναι σημαντικό να γνωρίζουν ανά πάσα στιγμή το επίπεδο των αποθεμάτων, ιδίως επειδή λόγω μεγέθους τείνουν να διατηρούν μικρό απόθεμα. Η αυτοματοποίηση των παραγγελιών με βάση τα δεδομένα και τις προβλέψεις ζήτησης είναι επίσης καίρια, έτσι ώστε να αποφευχθούν απρόσμενες ελλείψεις που θα διαταράξουν τη ροή της παραγωγής και θα δυσαρεστήσουν τους πελάτες.
  • Η διαχείριση της παραγωγής/εμπορικής δραστηριότητας/παροχής υπηρεσιών: Έχοντας μία οργανωμένη αποθήκη, ο χρόνος μειώνεται, η αποτελεσματικότητα της παραγωγής βελτιώνεται αισθητά και η εμπορική δραστηριότητα οργανώνεται και βελτιστοποιείται. Ακόμη και στην περίπτωση παροχής υπηρεσιών, ο ρόλος του λογισμικού είναι ιδιαίτερα σημαντικός, αφού οι κατάλληλες πληροφορίες διαχέονται στα κατάλληλα τα άτομα/υπαλλήλους, δίνοντας τους τη δυνατότητα να εξυπηρετήσουν τον πελάτη με ταχύτητα και αποτελεσματικότητα.
  • Η διαχείριση του πελατολογίου: Συνήθως οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις έχουν μία περισσότερο προσωπική σχέση με τους πελάτες τους συγκριτικά με την απρόσωπη και τυποποιημένη σχέση που έχουν οι μεγάλες επιχειρήσεις. Μέσω της κατάλληλης εφαρμογής μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα ραντεβού, να εντοπίσετε τους πιο πιστούς σας πελάτες και να έχετε συνεχή και πλήρη ενημέρωση σχετικά με τις προτιμήσεις τους. Με αυτόν τον τρόπο η σχέση επιχείρησης-πελάτη παραμένει μεν προσωπική, όμως παράλληλα οργανώνεται αποτελεσματικά με σκοπό την αύξηση της ικανοποίησης.
  • Λογιστική διαχείριση: Αποτελεί τον τομέα που εάν δε λειτουργεί σωστά μπορεί να στοιχήσει ακριβά στην επιχείρηση. Και αυτό διότι τα ανθρώπινα λάθη είναι αναπόφευκτα, ιδιαίτερα όταν όλες οι διαδικασίες γίνονται χειροκίνητα ή εμπειρικά. Έτσι, λοιπόν, εγκυμονεί ο κίνδυνος σε κάποιον επικείμενο έλεγχο των Αρχών, να εντοπιστεί κάποια παράβαση και να επιβληθεί κάποιο τσουχτερό πρόστιμο. Με τη μηχανογράφηση της επιχείρησής σας ο κίνδυνος αυτός μειώνεται σημαντικά- μιας και όλες οι κρίσιμες διαδικασίες αυτοματοποιούνται εμπεριέχοντας ειδικές δικλείδες ασφαλείας.
  • Διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού & μισθοδοσία: Οι νέες εργασιακές διατάξεις κάνουν ακόμη πιο αυστηρές και χρονοβόρες τις διαδικασίες μισθοδοσίας και διοίκησης του ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης. Η βελτιστοποίηση και η αυτοματοποίηση των εν λόγω διαδικασιών μπορεί να αποδεσμεύσει χρόνο που μπορεί να επενδυθεί σε σημαντικότερες διαδικασίες της επιχείρησης. Παράλληλα, με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται και η νομιμότητα των διαδικασιών και μειώνεται ο κίνδυνος προστίμων και παραβάσεων που μπορούν να κοστίσουν ακριβά.

 

Ωραία όλα αυτά. Είμαι ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης- Θα τα χρειαστώ όλα; Δεν είναι… πολλά;

Η απάντηση είναι ότι όχι, μπορεί και να μη χρειάζεστε όλα τα παραπάνω. Η πολυετής μας εμπειρία έχει δείξει ότι το πρώτο βήμα προς την επιτυχία είναι να ακούμε- Να ακούμε προσεκτικά τον επιχειρηματία και να προσαρμόζουμε τις λύσεις που προτείνουμε στις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης. Το αποτέλεσμα είναι μία ολοκληρωμένη λύση πληροφορικής που περιλαμβάνει μόνο ό,τι πραγματικά χρειάζεστε- τίποτα περισσότερο και τίποτα λιγότερο.

Διαβάστε μελέτες περίπτωσης επιχειρήσεων που μας εμπιστεύτηκαν για τη μηχανογράφησή τους  πατώντας εδώ.

Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να συζητήσουμε τις ανάγκες τις επιχείρησής σας και να σας προτείνουμε ένα εξατομικευμένο πλάνο, χωρίς καμία απολύτως δέσμευση.