Το Rhodos Horizon Resort είναι ένα πολυτελές, All inclusive ξενοδοχείο 4 Αστέρων στην Ακτή Κανάρη της Ρόδου, με θέα το απέραντο γαλάζιο. Αποτελείται από 391 δωμάτια, ενώ διαθέτει 3 εστιατόρια, 5 bar, αλλά και εμπορικά καταστήματα, παρέχοντας μία ευρεία ποικιλία επιλογών αναψυχής στον επισκέπτη.

Στο πλαίσιο αυτό κληθήκαμε να υλοποιήσουμε ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης όλων των επιμέρους λειτουργιών της ξενοδοχειακής μονάδας εκ βάθρων. Η δομή του έργου διαμορφώθηκε με βάση τους παρακάτω τομείς ενδιαφέροντος:

1. Ξενοδοχειακή Διαχείριση
2. Εμπορική Διαχείριση & Εφοδιαστική Αλυσίδα
3. Χρηματοοικονομική-Λογιστική Διαχείριση & Μισθοδοσία

Έπειτα από λεπτομερή καταγραφή και ανάλυση των αναγκών και των διεργασιών της ξενοδοχειακής μονάδας, διαμορφώσαμε και υλοποιήσαμε μία ολοκληρωμένη εγκατάσταση πληροφορικής:

• Ως κεντρικός πυλώνας του συστήματος επιλέχθηκε το Pylon Hospitality της Epsilon Net, ένα ολοκληρωμένο σύστημα Ξενοδοχειακής Διαχείρισης, το οποίο αποτελεί το κλειδί της ορθής οργάνωσης του Front & Back Office. Πιο συγκεκριμένα, μέσω του Pylon Hospitality γίνεται η διαχείριση των κρατήσεων, της υποδοχής και των συμβολαίων της ξενοδοχειακής μονάδας με τον βέλτιστο τρόπο. Στο πλαίσιο αυτό υλοποιήθηκε και η διασύνδεση του συστήματος με τηλεφωνικό κέντρο με σκοπό την άμεση διαχείριση τηλεφωνικών παραγγελιών (Room Service), πελατειακών σχέσεων και χρεώσεων.
• Για την Εμπορική Διαχείριση (Καταστήματα εντός της ξενοδοχειακής μονάδας), καθώς και για τη Διαχείριση Αποθηκών και Εφοδιαστικής αλυσίδας, προστέθηκε το Pylon Commercial της Epsilon Net, μία εμπορική εφαρμογή νέας γενιάς που διαχειρίζεται όλα τα κυκλώματα και υποσυστήματα που αφορούν στην αποθήκη, τις αγορές, την παραγωγή και τις πωλήσεις.
• Τέλος, για τη χρηματοοικονομική και λογιστική διαχείριση, καθώς και για τη μισθοδοσία της ξενοδοχειακής μονάδας ενσωματώθηκε το λογισμικό Business Λογιστική Διαχείριση Και Business Μισθοδοσία της Epsilon Net αντίστοιχα.

Όλα τα επιμέρους συστήματα είναι διασυνδεδεμένα μειώνοντας αισθητά το χρόνο εξυπηρέτησης, αφού απαιτείται η εισαγωγή των στοιχείων του πελάτη μόνο μία φορά σε κάποιο από τα επιμέρους συστήματα. Έπειτα η πληροφορία αυτή είναι διαθέσιμη από οποιοδήποτε σύστημα της ξενοδοχειακής μονάδας.

Πλέον η διοίκηση είναι σε θέση να έχει πλήρη εικόνα της επιχείρησης, αλλά και των επιμέρους διεργασιών, μέσω αναλυτικών αναφορών (reports) που λαμβάνει σε ημερήσια και μηνιαία βάση. Τέλος, η σωστή οργάνωση και μηχανογράφηση της εταιρείας σε συνδυασμό με την αναλυτική πληροφόρηση που παρέχεται προς τη διοίκηση, έχει θέσει ισχυρές βάσεις για τη λήψη σωστών και πληροφορημένων επιχειρηματικών αποφάσεων.

Μερικά από τα θέματα της wish list που υλοποιήθηκαν ήταν η πλήρη διαχείριση των συνεδρίων, ο κύκλος διαχείριση προμηθειών (προσφορές – αίτηση προμήθειας – έγκριση – παραγγελία – παραλαβή – διακίνηση στα τμήματα), η αυτοματοποιημένη διαχείριση παραγγελιών με ασύρματη παραγγελιοληψία – εκτύπωση παραγγελιών στα αρμόδια τμήματα (κουζίνα, ζαχαροπλαστείο, μπαρ, κλπ) – χρέωση λογαριασμού σε δωμάτιο.

Οι εφαρμογές διασυνδέθηκαν έτσι ώστε οι απαιτούμενες πληροφορίες να μεταφέρονται μεταξύ τους αυτόματα. Τα εργαλεία reporting των εφαρμογών έδωσαν στους αρμόδιους χρήστες τη δυνατότητα να αντλήσουν τις πληροφορίες που ήθελαν και να λάβουν τις σωστές αποφάσεις για την εταιρία.