Το ξενοδοχείο Rodos Palace είναι από τις μεγαλύτερες ξενοδοχειακές μονάδες της Ρόδου με 785 δωμάτια και σουίτες και με περίπου 36.000 αφίξεις ετησίως. Το ξενοδοχείο διαθέτει 9 επισιτιστικά τμήματα (εστιατόρια, μπαρ, και room service) και καλύπτει συνέδρια και άλλες δράσεις του νησιού.

Η πρόκληση του έργου ήταν η ενοποίηση των τμημάτων και των διαδικασιών για καλύτερη παρακολούθηση του τεράστιου όγκου της πληροφορίας. Η δομή του έργου χωρίστηκε στους εξής τομείς ενδιαφέροντος:

1. Διαχείριση κρατήσεων
2. Κύκλωμα αποθήκης και προμηθειών
3. Χρηματοοικονομικά και λογιστική παρακολούθηση
4. Σύστημα παραγγελειοληψίας
5. Παρακολούθηση μισθοδοσίας και ωρομέτρησης

Για την κάλυψη των παραπάνω τα λογισμικά τα οποία εγκαταστάθηκαν και παραμετροποιήθηκαν ήταν:

• Protel (για όλο το κύκλωμα διαχείρισης των κρατήσεων)
• Entersoft ERP (για το κύκλωμα αποθηκών, προμηθειών, χρηματοοικονομικών και λογιστικής)
• Twinsoft Orexys (για τα επισιτιστικά τμήμα και τη διαχείριση των παραγγελιών)
• Epsilon Μισθοδοσία & Ωρομέτρηση

Η κάθε εφαρμογή κάλυψε πλήρως τον τεράστιο όγκο και τις δομές του ξενοδοχείου και δόθηκε η δυνατότητα να υλοποιηθούν και ανάγκες όπου τα προηγούμενα χρόνια είχαν μείνει στα συρτάρια και στο «wish list» του ξενοδόχου.

Μερικά από τα θέματα της wish list που υλοποιήθηκαν ήταν η πλήρη διαχείριση των συνεδρίων, ο κύκλος διαχείριση προμηθειών (προσφορές – αίτηση προμήθειας – έγκριση – παραγγελία – παραλαβή – διακίνηση στα τμήματα), η αυτοματοποιημένη διαχείριση παραγγελιών με ασύρματη παραγγελιοληψία – εκτύπωση παραγγελιών στα αρμόδια τμήματα (κουζίνα, ζαχαροπλαστείο, μπαρ, κλπ) – χρέωση λογαριασμού σε δωμάτιο.

Οι εφαρμογές διασυνδέθηκαν έτσι ώστε οι απαιτούμενες πληροφορίες να μεταφέρονται μεταξύ τους αυτόματα. Τα εργαλεία reporting των εφαρμογών έδωσαν στους αρμόδιους χρήστες τη δυνατότητα να αντλήσουν τις πληροφορίες που ήθελαν και να λάβουν τις σωστές αποφάσεις για την εταιρία.